Pytania i Odpowiedzi

Notariusz przechowuje akty notarialne przez 10 lat, licząc od dnia ich sporządzenia. Po upływie tego czasu notariusz przekazuje sporządzone przez siebie akty notarialne do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. Od tego momentu wszelkie wypisy, wyciągi i odpisy tych dokumentów wydaje sąd.
Notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia w następujących przypadkach:

  1. dziedziczenie następuje na podstawie testamentu szczególnego: ustnego, podróżnego i wojskowego,
  2. strony nie są zgodne co do załatwienia sprawy spadkowej bądź nie wszyscy spadkobiercy mogą stawić się w kancelarii,
  3. od otwarcia spadku (śmierci spadkodawcy) nie upłynęło 6 miesięcy, a nie wszyscy spadkobiercy złożyli oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku,
  4. strony nie przedłożyły wszystkich dokumentów niezbędnych do sporządzenia protokołu dziedziczenia,
  5. zostało już wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku przez sąd/sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia albo toczy się postępowanie w tej sprawie,
  6. otwarcie spadku (śmierć spadkodawcy) nastąpiło przed 1 lipca 1984 r.
Notariusz może odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem. Owa sprzeczność dotyczyć może zarówno powszechnie obowiązującego prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego kształtującego między stronami stan prawny, jak i zasad współżycia społecznego. W przypadku stwierdzenia, że dana czynność jest sprzeczna z prawem, notariusz ma obowiązek poinformowania o tym oraz odmówienia jej dokonania, i to nawet wówczas, gdy strona podtrzymuje żądanie sporządzenia aktu notarialnego. Notariusz, odmawiając dokonania czynności, poucza stronę o prawie i trybie zaskarżenia, tj. o tym, że strona może w terminie tygodnia żądać na piśmie sporządzenia i doręczenia uzasadnienia odmowy, które sporządzane jest w terminie tygodniowym od dnia otrzymania żądania. Następnie przysługuje jej zażalenie do sądu okręgowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii notariusza odmawiającego dokonania czynności notarialnej.
Notariusz jest płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od spadków i darowizn od sporządzonej w formie aktu notarialnego umowy darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub ugody w tym przedmiocie, nieodpłatnego ustanowienia służebności bądź użytkowania. W związku tym notariusz ma obowiązek wysyłać do urzędu skarbowego wypisy aktów notarialnych których przedmiotem są czynności wymienione w powyższych ustawach i których notariusz jest płatnikiem. Przykładowo są to takie umowy jak: umowa sprzedaży, darowizny, ustanowienie służebności, użytkowania, hipoteki, umowa dożywocia, dział spadku, umowa pożyczki czy umowa spółki.,
Notariusz nie udziela porad prawnych w przeciwieństwie do adwokata czy radcy prawnego. Jest natomiast obowiązany udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej oraz skutków, jakie dana czynność wywoła, jeżeli w znanych mu okolicznościach dokonywania czynności mogą one wystąpić i mieć dla stron istotne znaczenie lub gdy strona zwróci się o ich wyjaśnienie
Z uwagi na to, że notariusz przy dokonywaniu czynności notarialnych ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne, powinien on przed sporządzeniem aktu notarialnego, którego przedmiotem jest nieruchomość z księgą wieczystą, zapoznać się z jej treścią. Sprowadza się to do analizy stanu prawnego nieruchomości. Analizując treść księgi wieczystej notariusz powinien mieć na uwadze nie tylko treść ujawnionych w księdze wieczystej wpisów, ale także różnego rodzaju ostrzeżenia i wzmianki o wpłynięciu wniosków wieczystoksięgowych. Samo oświadczenie stron bowiem dotyczące stanu prawnego nieruchomości nie ma żadnego znaczenia prawnego, nie korzysta więc z domniemania przewidzianego dla dokumentu urzędowego. Notariusz zatem nie może poprzestać na samym zapewnieniu stron.
Notariusz przed sporządzeniem umowy sprzedaży ma obowiązek zbadać stan prawny nieruchomości. Analizuje on treść księgi wieczystej, mając na uwadze nie tylko treść ujawnionych w księdze wieczystej wpisów, ale także różnego rodzaju ostrzeżenia i wzmianki o wpłynięciu wniosków wieczystoksięgowych, zwłaszcza jeżeli chodzi o dział I-O księgi wieczystej. Sprawdza on także zgodność treści księgi wieczystej z informacjami wynikającymi z innych dokumentów, w tym dokumentów geodezyjnych, tj. wypisu z rejestru gruntów czy wypisu z kartoteki budynków, gdy grunt jest zabudowany. Ponadto, bada on również przeznaczenie danej nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego.
Do notariusza nie należy wycena nieruchomości. To strony składają oświadczenie dotyczące wartości nieruchomości, którą określają na podstawie przeciętnych cen obowiązujących na rynku. Należy przy tym pamiętać, że wartość taka stanowi zarówno podstawę opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych czy podatkiem od spadków i darowizn, jak i podstawę do obliczenia taksy notarialnej.
Z uwagi na to, że notariusz przy dokonywaniu czynności notarialnych ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne – poza sprawdzeniem treści księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona - żąda on od strony sprzedającej zaświadczenia – czy to ze spółdzielni, czy wspólnoty mieszkaniowej, że dany lokal nie zalega z opłatami eksploatacyjnymi. Jest to powszechna praktyka, mająca na celu zabezpieczenie interesów strony kupującej.
Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego podpisywanego w kancelarii notarialnej jest umowa darowizny jakichkolwiek ruchomości bądź nieruchomości notariusz wysyła wypis takiego aktu notarialnego do właściwego Urzędu Skarbowego. W przeważającej ilości przypadków stronami umów darowizny są osoby najbliższe (np. rodzice, dzieci, wnukowie, małżonkowie), ta grupa osób jest zwolniona z zapłaty podatku od darowizny.
Natomiast jeżeli obowiązek zapłaty tego podatku wystąpi, to notariusz jako płatnik podatku od spadków i darowizn odpowiada za jego obliczenie, pobranie i odprowadzenie do Urzędu Skarbowego. W sytuacji gdy podatek od darowizny należy pobrać a notariusz go nie pobierze bądź pobierze w błędnej wysokości to notariusz odpowiada za taki błąd swoim majątkiem. W związku z tym to na notariuszu ciąży obowiązek zapłaty takiego podatku bądź uregulowania różnicy.
Każda sprawa związana z zakupem mieszkania musi skończyć się w kancelarii notarialnej. Jest tak, bowiem z przepisów kodeksu cywilnego wynika wprost, że przeniesienie własności jakiejkolwiek nieruchomości musi posiadać formę aktu notarialnego. Dokonanie sprzedaży lokalu mieszkalnego na podstawie zwykłej pisemnej umowy jest nieważne i nie skutkuje przeniesieniem własności.
Po odczytaniu i podpisaniu aktu notarialnego notariusz wydaje wypisy tego aktu stronom umowy. Następnie sporządza dalsze wpisy i wysyła je do instytucji/urzędów, do których zgodnie z przepisami prawa notariusz ma obowiązek ich dostarczenia. Natomiast oryginał aktu notarialnego (to jest egzemplarz podpisany własnoręcznie przez strony i notariusza) jest przechowywany w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat. Po upływie tego terminu notariusz ma obowiązek przekazania go do Sądu Rejonowego Wydziału Ksiąg Wieczystych właściwego ze względu na siedzibę kancelarii notarialnej.